****纪南生态文化旅游区****年档案整理及数字化服务项目需求公告附件
采购人：****纪南生态文化旅游区管理委员会办公室
代理机构：****
****年*月
第*章竞争性磋商邀请函
项目概况
****纪南生态文化旅游区****年档案整理及数字化服务采购项目的潜在供应商应在********分公司（****市沙市区立新街道江汉北路金科集美书院*期*栋***室）获取采购文件，并预计于****年*月**日*时**分（北京时间）前递交响应文件。
*、项目基本情况
*、项目编号：******-****-*****
*、采购计划备案号：******-****-*****
*、项目名称：****纪南生态文化旅游区****年档案整理及数字化服务项目
*、采购方式：竞争性磋商
*、预算金额（*元）：**.******
*、最高限价（如有）：**.*******元
*、采购需求：完成****纪南生态文化旅游区****年档案整理及数字化服务，包含****纪南生态文化旅游区办公室、党群工作部、公安分局、纪工委、建管中心、经发局、市场监督局、文物局、招商促进中心、征迁办、政务服务中心、资规分局、财政局、政法委等单位的文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、声像档案、电子档案、专业档案全文扫描、导图、文件汇编、统计表、检索、编研、资料、科怡档案软件等档案文件资料的收集、鉴别、分类、排序、编目、技术加工等工作；完成文旅区管委会办公室交办的其他档案管理工作；协助文旅区管委会办公室对全区档案日常管理工作进行指导、监督、检查，对接市级档案部门开展档案目标管理考评工作。
*、合同履行期限：合同签订之日起至****年**月**日前完成文旅区全部需求单位的档案整理服务工作，达到验收合格标准。
*、本项目（是/否）接受联合体投标：否
**、是否可采购进口产品：否
**、本项目（是/否）接受合同分包：否
**、本项目（是/否）专门面向中小微企业：是
**、面向中小微企业的类型为：中小微企业
*、申请人的资格要求：
*、满足《中华人民共和国****法》第***条规定，即：
（*）具有独立承担民事责任的能力；
（*）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；
（*）具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；
（*）有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；
（*）参加****活动前*年内，在经营活动中没有重大违法记录；
（*）法律、行政法规规定的其他条件。
*、单位负责人为同*人或者存在直接控股、管理关系的不同投标人，不得参加本项目同*合同项下的****活动。
*、为本采购项目提供整体设计、规范编制或者项目管理、监理、检测等服务的，不得再参加本项目的其他招标采购活动。
*、未被列入失信被执行人、重大税收违法失信主体，未被列入****严重违法失信行为记录名单。
*、落实****政策需满足的资格要求：《关于****支持监狱企业发展有关问题的通知》（财库〔****〕**号）、《关于促进残疾人就业****政策的通知》（财库〔****〕***号）、《关于印发环境标志产品****品目清单的通知》（财库〔****〕**号）、《关于印发节能产品****品目清单的通知》（财库〔****〕**号）、《****省****合同融资实施方案的通知》（鄂财采发〔****〕*号）、关于印发《****促进中小企业发展管理办法》（财库〔****〕**号）的通知、《****市人民政府办公室关于落实稳住经济*揽子政策措施进*步支持中小企业和个体工商户纾困发展的通知》（荆政办发〔****〕**号）、关于落实稳住经济*揽子政策进*步加大****促进促中小企业发展的通知（荆财采发〔****〕***号）等政策。
*、本项目的特定资格要求：供应商具备保密行政管理部门颁发的《国家秘密载体印制资质证书》，业务种类为涉密档案数字化加工，资质等级不低于乙级。
*、获取磋商文件
预计时间：自****年*月*日起至*月**日，上午*：**时至**：**时，下午**：**时至**：**时（北京时间，法定节假日除外）。
地点：********分公司办公室（****市沙市区立新街道江汉北路金科集美书院*期*栋***室）
方式：现场报名方式领取，获取本磋商文件时法定代表人领取的须提供法定代表人身份证明书及法定代表人身份证；委托人领取的，须提供法定代表人授权书及受托人身份证。
*、响应文件提交
*、预计开始时间：****年*月**日*时**分（北京时间）
*、截止时间：****年*月**日*时**分（北京时间）
*、地点：********分公司评标室（****市沙市区立新街道江汉北路金科集美书院*期*栋***室）
逾期或不符合规定的响应文件恕不接受。
*、开启
*、预计时间：****年*月**日*时**分（北京时间）
*、地点：********分公司评标室（****市沙市区立新街道江汉北路金科集美书院*期*栋***室）
*、公告期限
自本公告发布之日起*个工作日。
*、其他补充事宜
无。
*、凡对本次采购提出询问，请按以下方式联系。
*、采购人信息
名称：****纪南生态文化旅游区管理委员会办公室
地址：****纪南生态文化旅游区纪南镇洪圣村雨台大道特*号
联系电话：****-*******
*、采购代理机构信息
名称：****
地址：****市沙市区立新街道江汉北路金科集美书院*期*栋***室
联系方式：***********
*、项目联系方式
项目联系人：****
电话：***********
第*章采购服务技术参数、规格及要求
*、项目总体要求
*．项目名称：****纪南生态文化旅游区****年档案整理及数字化服务项目
*、采购方式：竞争性磋商
*、预算金额（*元）：**.******
*、最高限价（如有）：**.*******元
*、合同履行期限：合同签订之日起至****年**月**日前完成文旅区全部需求单位的档案整理服务工作，达到验收合格标准。
*、项目实施地点：****纪南生态文化旅游区管委会*号楼*楼区档案管理中心。
*、采购清单
*、完成****纪南生态文化旅游区****年档案整理及数字化服务：
包含****纪南生态文化旅游区办公室、党群工作部、公安分局、纪工委、建管中心、经发局、市场监督局、文物局、招商促进中心、征迁办、政务服务中心、资规分局、财政局、政法委等单位的文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、声像档案、电子档案、专业档案全文扫描、导图、文件汇编、统计表、检索、编研、资料、科怡档案软件等档案文件资料的收集、鉴别、分类、排序、编目、技术加工等工作。
*、完成文旅区管委会办公室交办的其他档案管理工作；协助文旅区管委会办公室对全区档案日常管理工作进行指导、监督、检查，对接市级档案部门开展档案目标管理考评工作：
（*）认真贯彻落实中央、省、市关于档案工作的法律法规，安排专人在****纪南生态文化旅游区档案管理中心办公室坐班，做好日常巡检，会同文旅区管委会办公室对全区档案日常管理工作进行指导、监督、检查，对接市级档案部门开展档案目标管理考评工作；
（*）负责收集、整理、保管各种门类和载体的档案资料，严格按照档案数字化的规定及单位要求进行技术服务，做到收集齐全完整、整理及时规范、存放排列有序、查找利用方便，认真做好档案的鉴定、移交、销毁及有关文件的汇编工作，保证档案整理服务质量；
（*）督促纪南文旅区管委会各档案整理单位，在规定的时限内，严格执行有关档案资料移交工作的各项规章制度，使文件材料的形式及归档工作符合档案管理标准；
（*）熟悉库藏档案内容，做好单位档案的保管、统计、鉴定、利用、编研工作，为区党工委、管委会各项决策做好服务；
（*）确保档案实体和信息安全，做到文件、档案、资料要专人、专柜保管，离开档案室要随手关灯、关窗、关门，钥匙随身携带，定期或不定期的进行保密检查，如发现有泄密情况，要及时上报有关部门和领导，积极采取有效措施整改到位；
（*）严格执行《档案查借阅制度》，档案内容*律不得网络传输，如外单位需要查阅、利用档案资料，须经领导批准同意。经同意借阅的档案，必须由借阅人严格保管，防止遗失和泄密，阅后必须及时归还给档案保管员；
（*）对领导干部、档案管理工作人员开展常态化档案业务知识培训，协助区办公室开展国际档案日系列宣传活动，切实增强全体机关干部的档案意识；
（*）完成文旅区管委会办公室安排的其他档案管理工作。
*、项目产品质量要求
*、磋商项目的服务质量必须完全满足中华人民共和国国家质量标准及现行规范要求达到合格标准，磋商供应商应根据企业实际能力在磋商响应文件中对质量予以承诺，成交后在合同中加以确认。
*、磋商供应商在磋商及成交后，发生侵犯专利权的行为时，其侵权责任与采购人无关，应由磋商供应商承担相应的责任，并不得影响采购人的利益。
*、电子档案及纸质档案的制作整理要求及验收标准，达到《****省机关档案工作目标管理考评办法》（鄂档规〔****〕*号）中规定的****省*级管理标准。
*、项目实施方案明确，步骤严谨，流程规范。项目实施方案在实际执行时，若发生重大工作量的变动，供应商应及时报告采购人，在采购人同意后调整实施方案。
*、文书、科技、专业等档案分类科学，组卷（分件）合理，排列有序，编号规范，目录齐全，装订、装盒要符合国家相关标准规定，整齐美观。
*、声像、电子及实物档案整理规范，档案扫描图像与原件质量要求视觉清晰、无遗漏、页面完整、无黑边、无黑点、无歪斜，扫描过程中不得对档案原件造成*次损伤，重新装订的档案与档案原件*致，不得遗失或出现页码颠倒等差错，原卷宗不得有任何改动。
*、扫描文件应与采购人现有的档案信息管理系统进行挂接、著录，可查阅利用扫描文档。为确保数据挂接的正确性，应确保档案目录数据与档案扫描图像的**对应，确保加工扫描成果在采购人所使用的档案管理系统中有效检索和显示，对同*档案编号的文件及其附件进行合并，生成*个文件，不乱序，不混档，文件以档案编号进行命名，按目录号/案卷号/档号进行存储，确保扫描图像与文件目录*分*挂接正确，并将正确的数据导入现有档案数据库中。
*、在档案整理及数字化加工过程中，采购人提供档案整理场所，供应商应使用自有设备进行档案整理和数字化工作，数字化过程中使用的所有存储器必须全部交给采购方处理，不得擅自处理及带离数字化工作场所，尤其不得将所处理的任何数据及接触到的其它数据上传互联网,否则，以失泄密处理，供应商负相应的法律责任。
*、具体技术标准
（*）《中华人民共和国档案法》（****年*月*日起施行）
（*）《中华人民共和国保守国家秘密法》
（*）国家档案局办公室（档办发（****）*号）《档案数字化外包安全管理规范》
（*）《****省机关档案工作目标管理等级考评办法》
（*）《纸质档案数字化技术规范》**/***-*****
（*）《关于进*步加强档案信息安全保密工作的通知》（鄂档办（****）**号）
（*）**/***.*-****档案服务外包工作规范
（*）**/***.*-****档案服务外包工作规范
（*）**/***.*-****档案服务外包工作规范
（**）**/***归档文件整理规则
（**）**/***-****档案著录规则
（**）**/*****文书档案案卷格式
（**）**/******照片档案管理规范
（**）**/******科学技术档案案卷构成的*般要求
（**）**/***会计档案案卷格式
（**）**/******.****电子文件光盘存储
（**）**/******电子文件归档与管理规范
（**）**/***电子文件归档光盘技术要求和应用规范
（**）**/***档号编制规则
（**）**/***档案主题标引规则
（**）**/******-****城市建设档案著录规范
（**）**/******-****建设工程文件归档规范
（**）**/***国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范
（**）**/***磁性载体档案管理与保护规范
（**）**/***缩微胶片数字化技术规范
**、整理标准
（*）文书档案整理要求：根据《归档文件整理规则》（**/***-****）标准进行规范的档案整理,主要流程：组件、分类、编号、编目完整、装订、编页、装盒、排架。做到无漏件、缺页、破损等现象，保管期限划分准确，排列有序，编号规范，目录要素齐全，备考表填写完整，装订、装盒符合规定整齐美观。
（*）专业档案整理要求：整理标准依据单位行业标准分年度整理、录入档案管理系统，采集录入相关信息从而方便后期查询。
（*）会计档案整理要求：整理标准依据《会计档案管理办法》。编制会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、保管期限、页数等内容，目录录入档案管理软件，方便检索。
（*）科技档案（基建、项目档案）整理要求：按文件（建设单位在工程准备过程中形成的工程准文件包括在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准阶段形成的文件和在建设项目竣工验收活动中形成的文件）、监理资料（监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的资料）、施工资料（施工单位在工程施工中形成的资料）和竣工图（工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样）分别组卷。保管期限划分准确，排列有序，编号规范，目录齐全，备考表填写完整，装订、装盒，符合规定，整齐美观。
（*）实物档案整理要求：按照《****省机关档案工作业务建设规范》的要求，对单位形成的实物档案进行分类、划分保管单位、排列、划分保管期限、编号、封装及排架、制作目录等。
（*）电子档案整理要求：建立全文数据库，电子文件归档符合《电子文件归档与管理规范》的要求，电子档案数据实行*种以上介质及*套以上安全备份。
（*）声像档案整理要求：整理标准依据行业标准分年度整理、录入档案管理系统采集录入相关信息从而方便后期查询。
（*）文件资料整理要求：排列有序，编号规范，目录齐全，装订、装盒符合规定，整齐美观。
（*）文字材料编撰（全宗卷整理）整理要求：各种请示、情况汇报、网络图、制度、立卷说明、鉴定报告、大事记、组织沿革、全宗介绍、效果实例、基础数据汇编、档案工作计划等，编写、编装成册。台帐系列：包括：借阅登记、效果登记、温湿度记录、销毁清册、移交/接收清册、专题汇集、发文汇集等所有资料编写、装订全部完成。
**、项目质量保证期为*年。
*、保密要求
供应商要严格遵守国家相关的保密法律规定，遵守《保密协议》。档案工作必须在采购人指定的工作场所内进行，确保场所正常秩序和安全,不得遗失和损坏档案，如有违法行为或违反相关规定，将依法或依据相关规定追究相应责任。
*、供应商应与项目所有工作人员签订保密协议，并提供身份证复印件后方可上岗，加强工作人员的保密教育，工作人员要接受身份检查登记和安全检查，严禁无关人员进入数字化加工场所。
*、数字化工作人员存放随身物品要有专用储物箱柜，并与档案装具区分放置，数字化加工场所不得有非工作需要的私人物品，包括照相机、摄像机、手机、录音机、笔记本电脑、平板电脑等各类电子设备和各类移动存储介质，严禁擅自将数字化加工场所内的物品带离现场。
*、工作人员不得在数字化加工场所内从事与数字化无关的活动，严禁在数字化加工区内喝水、进食、吸烟等，严禁携带火种进入数字化加工场所。
*、档案数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备，必须做到专机专用，严禁安装与工作无关的软件，必须采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口，如***接口、红外线、蓝牙、****接口、光驱接口等，封闭的装置或端口要定期进行检查。
*、档案数字化加工网络要与其它网络物理隔离，禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备。
*、项目完成后，供应商自带的加工设备中的计算机硬盘等存储设备、介质（包括移动存储介质）、刻录设备及屏蔽设备不得带离现场，所有权归采购人所有，其它工作设备和工作耗材必须经采购人检查后方可撤离。
*、本项目制作的数字化产品所有权归采购人所有，在未经其同意、授权的情况下，不得擅自将产品转让给第*方使用或用于样品展示，禁止将数字化产品导入互联网，否则将承担*切经济和法律责任。
*、供应商与采购人签订合同的同时必须签订保密协议作为合同的附件。
*、档案整理和数字化的验收标准和办法
（*）验收内容：档案归还情况、完整性、准确性等（装订时必须保持档案的原貌，对破损档案进行修复），扫描文件的清晰度、目录的正确性、目录与扫描文件挂接的正确性。
（*）验收指标
*、档案目录数据与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之*出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。
*、数字化转换质量抽检的合格率达到**%以上（含**%）时，给予以验收“通过”。合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×***%。
（*）验收办法
采用整体验收法。在项目全部完成以后，由采购方邀请档案部门或有关专家组成第*方验收小组进行*次整体验收，以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据。包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。
验收通过的，采购方编写档案数字化阶段性验收检查报告，并且经验收小组负责人审核、签字后方有效。不通过的，乙方按验收组专家整改意见重新处理至验收通过为止，期间耽误的工作进度或所造成的经济损失由乙方自行承担。
*、其他要求
*、工作场地、办公桌椅等办公设施由采购人提供，生活、住宿等问题由供应商自行解决。
*、供应商应具有档案整理和数字化加工必要的专业技术和相应的软硬件设备，包括专业扫描仪、计算机、打印机、复印机、光盘刻录机等以及档案档整理扫描相关处理软件、**克Ａ*纸、页码机、档号章、装订线、印台、印油、起钉器等工作用具和耗材（包括符合档案部门要求的档案盒、纸夹、目录夹、照片档案册等）。使用的软件为正版软件，使用的设备符合保密要求。
*。供应商在项目实施过程中负责档案资料保管工作，确保档案安全。供应商需重视安全生产，若由于管理不善，造成安全生产事故，如火灾、交通事故等，*切责任由供应商负责，由此引发的对他人（自然人）、有关机构、单位的人身财产造成的损失，*切责任由供应商负责。
****纪南生态文化旅游区****年档案整理及数字化服务项目
汇总表
| 序号 |
档案类别 |
单位 |
数量（暂估） |
| * |
文书档案 |
件 |
***** |
| * |
科技档案 |
卷 |
*** |
| * |
会计档案 |
卷 |
**** |
| * |
声像档案 |
张 |
**** |
| * |
实物档案 |
条 |
*** |
| * |
电子档案 |
条 |
*** |
| * |
专业档案 |
盒 |
***** |
| * |
全文扫描 |
幅/面 |
****** |
| * |
导图 |
幅/面 |
****** |
| ** |
文件汇编、统计表 |
本 |
*** |
| ** |
检索、编研、资料 |
本 |
**** |
| ** |
全宗卷 |
份 |
** |
| ** |
科怡档案软件 |
套 |
* |
****纪南生态文化旅游区****年档案整理及数字化服务项目明细表
| 序号 |
档案类别 |
单位 |
办公室 |
党群工作部 |
公安分局 |
纪工委 |
建管中心 |
经发局 |
市场监督局 |
文物局 |
招商促进中心 |
征迁办 |
政务服务中心 |
资规分局 |
财政局 |
政法委 |
合计 |
| * |
文书档案 |
件 |
**** |
**** |
**** |
*** |
*** |
***** |
**** |
**** |
**** |
*** |
**** |
**** |
**** |
**** |
***** |
| * |
科技档案 |
卷 |
* |
** |
** |
* |
*** |
** |
** |
** |
* |
** |
** |
** |
* |
** |
*** |
| * |
会计档案 |
卷 |
** |
* |
** |
* |
* |
*** |
*** |
** |
* |
* |
* |
*** |
*** |
** |
**** |
| * |
声像档案 |
张 |
*** |
*** |
** |
** |
** |
*** |
*** |
** |
*** |
** |
** |
*** |
*** |
** |
**** |
| * |
实物档案 |
条 |
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** |
** |
** |
* |
** |
** |
** |
** |
* |
** |
** |
* |
** |
*** |
| * |
电子档案 |
条 |
** |
** |
** |
** |
** |
** |
** |
** |
** |
* |
** |
** |
* |
** |
*** |
| * |
专业档案 |
盒 |
* |
*** |
*** |
** |
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*** |
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*** |
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全文扫描 |
幅/面 |
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导图 |
幅/面 |
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文件汇编、统计表 |
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检索、编研、资料 |
本 |
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全宗卷 |
份 |
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科怡档案软 件 |
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